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Um die Sicherheit von Firmenfahrzeugen zu gewährleisten, gehört zu jedem Fuhrparkmanagement eine professionelle Schlüsselverwaltung. Vielerorts wird beim Schlüsselmanagement noch sehr umständlich mit Listen in Papierform gearbeitet, in denen sich die Mitarbeiter eintragen, wenn sie einen benötigten Schlüssel abholen oder wieder abgeben. Es geht auch intelligenter.

 

Das Arbeiten mit Papierlisten ist fehleranfällig: Nicht selten passiert es, dass ein Mitarbeiter den Eintrag vergisst, was im Betrieb zu längeren Suchaktionen und Problemen wie etwa Verzögerungen im Betriebsablauf führen kann. Außerdem werden die Schlüssel häufig für alle zugänglich aufbewahrt, wodurch auch Unbefugten der Zugang zu den Fahrzeugen gewährt wird. Aus diesem Grund bietet Pamack Sicherheitssysteme nun einen elektronischen Schlüsselschrank an: Der TRAKA 21 kann bis zu 21 Schlüssel beziehungsweise Schlüsselbunde aufnehmen und erlaubt ein sicheres Schlüsselmanagement ohne Verwaltungsaufwand.

 

Möglich macht dies die Vergabe individueller Codes an Zugangsberechtigte, sodass nur vorher vom Administrator festgelegte Schlüssel entnommen werden können. Über ein automatisch erstelltes Protokoll lässt sich zudem jederzeit zurückverfolgen, wann und von wem welcher Schlüssel entnommen wurde.

 

„Das Besondere am Schrank ist das virtuelle Sicherheitskonzept“, erläutert Christian Malá, Pamack-Geschäftsführerin. „Ein oder mehrere Administratoren mit voller Zugangsberechtigung legen vorher fest, welcher Mitarbeiter welche Schlüssel entnehmen darf. Die entsprechenden Schlüsselbunde werden jeweils an einem Sicherheitsstift, dem sogenannten iFOB, im Schrank an einem festgelegten Platz befestigt. Jeder Zugangsberechtigte erhält einen eigenen Code, mit dem sich der Schrank öffnen lässt. Die Sicherheitsstifte sind außerdem so konzipiert, dass sie nur die Schlüssel freigeben, die vorher durch die Eingabe des Codes für den Mitarbeiter freigegeben worden sind. Insgesamt lassen sich bis zu 2.500 individuelle Codes vergeben.“ Die Programmierung der Kennzahlen kann direkt über das intuitiv bedienbare LCD-Display mit Touchfunktion am Schrank erfolgen. Handelt es sich um eine große Anzahl an Benutzern, besteht auch die Möglichkeit, zunächst eine Excel-Liste am PC mit allen Berechtigungen anzulegen und diese bequem via USB-Schnittstelle zu importieren. Um den Schlüsselschrank zu öffnen, erfolgt die Eingabe der Kennzahl ebenfalls über das LCD-Display. Nach der Eingabe des Codes wird bereits auf dem Farbdisplay angezeigt, an welchen Stellen Schlüssel hängen, für die der Mitarbeiter eine Autorisierung besitzt. Dies geschieht über spezielle Farbcodes: Grün markierte Schlüssel dürfen entnommen werden, für rot markierte Schlüssel fehlt die Berechtigung. Orangefarbene Markierungen geben die Position an, an die ein entnommener Schlüssel zurückgesteckt werden muss.

 

Wird der Schlüssel aus Versehen an einen falschen Platz zurückgehängt, ertönt als Feedback ein akustisches Signal. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Schlüssel nicht in die Hände von Mitarbeitern geraten, die eigentlich keine Berechtigung besitzen. Daneben bestehen noch weitere Möglichkeiten, die Bewegungen der Schlüssel nachzuverfolgen: „Bei jeder Code-Eingabe, Entnahme sowie Rückgabe von Schlüsseln wird automatisch ein Verlaufsprotokoll erstellt“, erklärt Malá. „Dieses dokumentiert zum einen, wann welcher Schlüssel für wie lange entnommen wurde. Zum anderen kann für jeden Benutzer individuell nachverfolgt werden, wann er welchen Schlüssel entliehen hat.“ Die entsprechenden Protokolle können sowohl über das Display vom Administrator ausgelesen als auch über den im Schrank integrierten USB-Anschluss als Excel-Datei exportiert werden. „Dadurch wird nicht nur eine hohe Rückverfolgbarkeit garantiert – auch sinkt auf diese Weise das Risiko, dass Schlüssel nachgemacht werden, denn ungewöhnlich lange Leihfristen können ebenfalls nachvollzogen werden.“

 

Der TRAKA 21 ist mit einer Größe von 427 x 246 x 90 mm (Höhe x Breite x Tiefe) sehr kompakt konzipiert und wiegt circa 3,5 kg. Bei den äußeren Komponenten – wie etwa die Tür – wurde Edelstahl eingesetzt; innen liegende Bauteile bestehen aus gehärtetem Plastik. Da im geschlossenen Zustand keine Zugriffspunkte – zum Beispiel Scharniere – sichtbar sind, bietet der Schlüsselschrank eine hohe Einbruchssicherheit. Auf der Rückseite des Schrankes befinden sich Fixierpunkte, welche die Montage an der Wand erleichtern. Der TRAKA 21 muss nicht an einen PC angeschlossen werden, sondern funktioniert als Stand-Alone-Lösung – lediglich eine Anbindung an die Stromversorgung ist notwendig.

 

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